Responsável pelas atividades que acontecem dentro do condomínio, o síndico enfrenta inúmeros desafios para melhorar sua rotina e, principalmente, garantir o bem-estar dos demais moradores que habitam o imóvel.

Entre direitos e deveres atribuídos a ele e que são apresentados no Código Civil, podemos destacar uma ação muito importante: a prestação de contas do condomínio. Ela é necessária para garantir transparência no ambiente de convívio e fundamental para uma administração eficiente.

Pensando nisso, preparamos este post com o objetivo de ajudar você a realizar a prestação de contas de forma correta e segura. Continue a leitura e descubra!

Sistematização do condomínio

Para evitar erros na gestão de um condomínio, o síndico deve planejar e organizar o caixa, bem como fazer a prestação de contas corretamente, cobrando de todos os condôminos as suas atribuições, isto é, impor e cobrar as multas devidas.

Um conjunto habitacional sempre tem gastos fixos e despesas que mudam com o passar do tempo. Logo, uma conta deve ser criada em qualquer instituição financeira para que o controle dos depósitos possa ser conferido mensalmente. Também é necessário acompanhar a situação dos inadimplentes, pois eles podem prejudicar o bem-estar daqueles que estão com o pagamento em dia.

Ademais, o síndico deve economizar o máximo possível para que o fluxo de caixa seja mais viável. Só assim poderá investir na terceirização de parte dos serviços e contratar profissionais de grandes empresas, que são treinados e qualificados para vários tipos de trabalhos ligados à segurança, limpeza, jardinagem, entre outros.

Como lidar com os inadimplentes

Não é uma tarefa fácil lidar com moradores que atrasam a prestação de contas do condomínio. Antes de tudo, é importante ter cuidado durante a cobrança de um condômino, uma vez que, dependendo do método ou postura utilizada na abordagem, o síndico pode acabar deixando a pessoa constrangida.

A conversa com o devedor deve ter o intuito de mostrar as pendências de maneira educada para que ele não se sinta desconfortável com a situação. Além disso, é importante não haver outras pessoas por perto, pois elas podem invadir a privacidade do inadimplente.

A tecnologia e suas ferramentas também podem ser utilizadas para lembrar as pessoas de que suas mensalidades estão atrasadas. Em outras palavras, é possível enviar lembretes por e-mail, SMS, mensagem via aplicativos ou qualquer outro meio que ajude na cobrança.

Como garantir a transparência

Todos os serviços utilizados no condomínio devem ser apresentados aos condôminos. Além disso, o síndico deve convocar Assembleias com o intuito de resguardar os interesses coletivos, como, por exemplo:

  • prestar contas das atividades realizadas no período com as notas originais;
  • apresentar o limite de despesas em geral;
  • mostrar o giro financeiro do caixa;
  • detalhar os documentos relativos à prestação de contas e organizá-los em uma pasta. Assim, é possível agilizar a busca das informações e facilitar o entendimento por parte dos condôminos;
  • manter a pasta de documentos acessível a todos os moradores;
  • definir horários específicos para atendimento dos condôminos que querem acompanhar as atividades realizadas e, ainda, os canais que podem ser utilizados para contatar o síndico (e-mail, SMS ou telefone);
  • sanar possíveis dúvidas levantadas na assembleia com linguagem clara, a fim de evitar erros de interpretação;
  • pedir opiniões dos moradores sobre os investimentos futuros.

Todas essas atividades devem ser mostradas nas reuniões coletivas para prestação de contas do condomínio. Assim, os moradores poderão dar dicas para facilitar o duro serviço do síndico enquanto acompanham o movimento financeiro do local de moradia.

E aí, gostou de entender melhor como gerenciar a parte financeira? Então, fique conosco e confira 5 dicas para reduzir as despesas do condomínio!

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